Das Telefon-Bewerbungsgespräch ist fast mit einer schriftlichen Bewerbung gleichzusetzen. Es ist zwar eine Alternative zum Face-to-Face-Vorstellungsgespräch, wird jedoch meist als Vorstufe dessen genutzt. Allerdings ist es am Telefon kaum möglich, die vielen Informationen einer Bewerbungsmappe in kurzer Zeit zu vermitteln. Außerdem sollten Sie bedenken, dass die Zeit des Gesprächspartners nur begrenzt ist. Daher ist anzuraten, dass Sie sich gut auf das angedachte Telefonat vorbereiten. Nur so sind Sie aussagefähig und können den Gesprächspartner von sich überzeugen.
Zudem hinterlassen Sie bei Ihrem Gesprächspartner einen ersten Eindruck, der bei der späteren Durchsicht Ihrer Bewerbungsunterlagen eine Rolle spielen und Ihre Chance, den Job zu erhalten, erhöhen kann. Mit ein paar Tricks klingen Sie so professionell wie ein Mitarbeiter im Telefonservice. Was Sie nun bei einer telefonischen Bewerbung beachten sollten, um zu überzeugen, erfahren Sie in den nachfolgenden Ausführungen.
Vorbereitung auf das Telefon-Bewerbungsgespräch
Eine gründliche Vorbereitung auf ein telefonisches Bewerbungsgespräch ist ebenso notwendig wie auf ein Face-to-Face-Vorstellungsgespräch. Deshalb sollten Sie sich auch bei einem Bewerbungsgespräch per Telefon gut kleiden. Mit guter Kleidung werden Sie selbstsicherer und selbstbewusster, und dies nimmt auch Ihr Gesprächspartner am anderen Ende der Telefonleitung wahr. Des Weiteren ist ein Raum, in dem Sie ungestört und ohne Hintergrundgeräusche telefonieren können, unumgänglich.
Anzuraten ist, für das Telefonat das Festnetz-Telefon zu benutzen. Mit dem Smartphone oder Handy laufen Sie Gefahr, dass das Telefonat aufgrund von „Funklöchern“ oder einem nicht geladenen Akku gestört oder unterbrochen wird. Auf alle Fälle sollten Sie vorab einen Check-up Ihrer technischen Geräte, die Sie bei dem Bewerbungsgespräch per Telefon benutzen möchten, machen.
Nice To Now
Vor allem sollten Sie genau wissen, was Sie fragen möchten und welches Ziel Sie verfolgen. Es ist ebenfalls wichtig, dass Sie über das Unternehmen und dessen Position informiert und aussagefähig sind. Auch der Namen des Ansprechpartners sollte Ihnen bekannt sein. Es kommt bei Ihrem Gesprächspartner immer gut an, wenn Sie ihn mit Namen anreden. Um noch fehlende Details oder Informationen hierzu zu erhalten, hilft Ihnen eine Recherche im Internet auf der entsprechenden Firmen-Website oder der Telefonservice des entsprechenden Unternehmens meist weiter.
Neben Ihren persönlichen Unterlagen beziehungsweise Ihrer Bewerbungsmappe und der Ausschreibung des Stellenangebotes sollten Sie auch einen Stift und einen Zettel für Gesprächsnotizen zur Hand haben. Optimal ist ein Fragenkatalog, in dem Sie Ihre Fragen und Antworten auf eventuelle Gegenfragen fixiert haben. Dieses Hilfsmittel verhindert, dass Sie nicht so schnell unsicher werden und ins Stottern geraten. Vor allem auf Fragen nach dem Grund Ihrer Bewerbung bei dem entsprechenden Unternehmen oder danach, warum Sie eingestellt werden sollten und wo Sie Ihre Alleinstellungsmerkmale sehen, sollten Sie Antworten parat haben.
Flüssigkeitsaufnahme
Doch auch ein Glas stilles Wasser ist bereitzustellen, um während des Gesprächs ab und zu einen Schluck trinken zu können. Dies verschafft Ihnen zum einen ein wenig Zeit zum Nachdenken und zum anderen vermeiden Sie damit einen trockenen Hals. Auf Milch- oder milchhaltige Getränke und Kaffee sollten Sie jedoch verzichten, da sie die Stimmbänder für kurze Zeit verschleimen beziehungsweise austrocknen können. Wichtig ist auch, dass Sie noch einmal tief durchatmen und nicht hektisch sind, sondern ruhig zum Hörer greifen. Ideal ist es, wenn Sie hinsichtlich Ihrer Sicherheit während des Telefon-Bewerbungsgesprächs dieses vorab mit Ihrem Partner oder Freunden per Telefon üben würden.
Die optimale Kommunikation am Telefon
Da die Kommunikation am Telefon eine andere ist als bei einem persönlichen Gespräch, sollten Sie auf einige Dinge während der Telefonpräsenz achten. Vor allem sollten Sie mit Ihrem Gesprächspartner in kurzen und knappen Sätzen kommunizieren. Nicht selten kommt es vor, dass das Telefonat von Störgeräuschen (Fernsehen, Radio etc.) oder technischen Störungen begleitet wird. Daher ist es erforderlich, dass Sie deutlich und langsam sprechen.
Ebenfalls zur Vermeidung von Störgeräuschen ist auf das richtige Halten Ihres Handys beziehungsweise Telefonhörers während des Telefonats zu achten. Reiben an Schulter, Stuhl oder Kopfhörer ist zu vermeiden. Auch zu nahes Halten des Handys oder Telefonhörers an den Mund kommt bei dem Gesprächspartner als „Nuscheln“ an.
Redet Ihr Gesprächspartner, hören Sie ihm aufmerksam zu und unterbrechen ihn nicht. So zeigen Sie ihm, dass Sie sich für die Stelle und das Unternehmen interessieren. Lassen Sie ihn immer erst ausreden. Erst dann beteiligen Sie sich aktiv an dem Gespräch und reagieren darauf. Stille am Telefon ist für den Gesprächspartner unangenehm, da er nicht erkennen kann, ob Sie nachdenken oder das Telefonat abgebrochen haben. Deshalb ist es notfalls besser, wenn Sie ihn um eine kurze „Denkpause“ bitten und ihm dann schnellstmöglich Ihre Antwort geben.
Höflichkeit und Offenheit sind das A und O der Kommunikation am Telefon, auch wenn Sie mit diesem oder jenem unzufrieden sind. Ein Lächeln im Gesicht und Freundlichkeit sind die Aspekte, die von Ihrem Gesprächspartner auch am Telefon mitbekommen und geschätzt werden. Eine negative Haltung oder Anspannung wohl eher nicht.
Die sprachlichen Aspekte im Telefon-Bewerbungsgespräch
Die Stimme und die Art und Weise, wie Sie reden, sind Aspekte, die Ihr Selbstbewusstsein zum Ausdruck bringen. Daher sollten Sie in einem Telefon-Bewerbungsgespräch immer deutlich und in angemessener Lautstärke reden, und zwar in einer seriösen Ausdrucksweise. Auf umgangssprachlichen Jargon, mundartliche Sprechweise und saloppe Formulierungen sollten Sie verzichten. Auch Phrasen, Floskeln und Füllwörter wie „öhm“ oder „äh“ sind zu vermeiden. Ihr Gesprächspartner könnte denken, dass Sie schlecht vorbereitet und nervös sind. Nervosität geht oftmals mit schnellem Sprechen einher. Doch dieses lässt sich schnell regulieren, indem Sie aufstehen und bei festem Stand die Bauchatmung anwenden.
Da eine offene und selbstbewusste Körperhaltung die Stimme ebenfalls beeinflusst, indem sich diese auf die Stimme überträgt, sollten Sie während des Telefonats eine gerade Körperhaltung einnehmen. Die Stimmbänder sind dann aufgerichtet und Ihre Stimme wird deutlicher. Es genügt jedoch auch ab und an ein kurzes Lächeln. Dies signalisiert nicht nur Ihrem Gesprächspartner, dass Sie ein freundlicher Mensch sind, sondern auch Ihre Stimmlage wird aufgehellt, was Sie sympathischer erscheinen lässt.
Der Umgang mit Herausforderungen und Fragen
Wie im Face-to-Face-Bewerbungsgespräch haben Sie auch in einem Telefon-Bewerbungsgespräch die Möglichkeit, nach einer kurzen Selbstpräsentation Fragen zu stellen, die den Job betreffen und die Sie interessieren. In dieser Selbstpräsentation legen Sie Ihre Kenntnisse, Erfahrungen und Stärken, aber auch Ihre Leistungen und Erfolge, die dem gewünschten Job zugutekommen würden, dar. Wenn Sie dabei ruhig und professionell sind sowie wissen, was Sie wollen, dann werden Sie bei Ihrem Gesprächspartner einen positiven Eindruck hinterlassen. Optimal ist es, wenn Sie sich schon vor dem Telefonat darüber im Klaren sind, auf welche Fragen Sie gern Antworten hätten (Fragenliste). Interesse an der ausgeschriebenen Position und dem Unternehmen zu zeigen, vermittelt Ihrem Gesprächspartner immer einen positiven Eindruck. Allerdings sollten Sie keine Fragen stellen, deren Antwort Sie durch Recherche im Zuge der Vorbereitung bereits hätten wissen sollen.
Gute Fragen, die Sie stellen können, sind beispielsweise:
- Wie groß ist die Abteilung, in der ich tätig werde?
- Wird die Stelle neu besetzt oder wurde sie neu geschaffen?
- Können Sie mir beschreiben, wie auf dieser Stelle ein klassischer Arbeitstag aussieht?
- Wie wird die Einarbeitung aussehen?
- Welche Aufgaben und Herausforderungen kommen in der nächsten Zeit auf mich zu?
Hinsichtlich Fragen zum Gehalt, Zuschüssen und Urlaub wird angeraten, damit zu warten, bis dieses Thema vom Gesprächspartner selbst angesprochen wird.
Antworten vorbereiten
Sie sollten jedoch auch in einem Telefon-Bewerbungsgespräch Antworten auf Fragen Ihres Gesprächspartners parat haben. Fragen, die von dem Personalbearbeiter des eventuell künftigen Unternehmens immer gestellt werden, sind zum Beispiel:
- Fragen zu Ihrer Person sowie Ihrem Lebenslauf
- Was ist der Grund dafür, dass Sie sich bei unserem Unternehmen bewerben?
- Was interessiert Sie explizit an der ausgeschriebenen Stelle?
- Wo sehen Sie Ihren Mehrwert für unser Unternehmen?
- Was sind Ihre Alleinstellungsmerkmale?
- Was ist Ihnen bei der Arbeit wichtig?
- Welche beruflichen Ziele streben Sie an?
- Bei einem Wechsel des Arbeitgebers, werden Sie sicherlich „nach dem tatsächlichen Grund des Wechsels“ gefragt.
All dies sind Fragen, mit denen Sie von seitens des Mitarbeiters des Unternehmens konfrontiert werden können.
Knifflige Fragen gekonnt beantworten
Doch auch auf Fragen nach schwierigen Situationen und Rückschlägen in Ihrem Berufsleben, wie Sie mit diesen umgegangen sind und wie Sie diese dann gemeistert haben, müssen Sie vorbereitet sein. Hierauf sollte die Antwort lauten, dass schwierige Situationen zum Berufsleben dazugehören und erläutern dies anhand eines Beispiels aus Ihrem Berufsleben. Dabei ist es von Vorteil, wenn die Argumentation loyal aus der Sicht des Teams oder Unternehmens erfolgt. Damit vermitteln Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie nicht nur belastbar, lösungsorientiert und leistungsbereit sind, sondern auch Teamgeist besitzen.
Um einen positiven Eindruck beim Gesprächspartner hinsichtlich der Beantwortung seiner Fragen zu hinterlassen, sollten Ihre Antworten aussagekräftig sein und Argumente für die Einstellung enthalten. Wenn Sie bei Ihren Antworten auf individuelle Stärken, fachliche Kenntnisse, spezielle Arbeitserfahrungen und auf besondere, zur neuen Position passende Leistungen mit interessanten Resultaten eingehen, verdeutlichen Sie dem Gesprächspartner, dass Sie überdurchschnittlich motiviert sind. Dies könnte dazu führen, dass Sie in die nähere Auswahl für die Besetzung der ausgeschriebenen Arbeitsstelle kommen.
Die Nachbereitung des Telefon-Bewerbungsgesprächs
Nachdem der Hörer aufgelegt und das telefonische Bewerbungsgespräch beendet ist, ist erst einmal eine Erleichterung spürbar. Doch schon kurze Zeit später kommt Skepsis auf, ob die persönliche Präsentation so gut war, dass der Personaler des Unternehmens einen positiven Eindruck erhalten hat und die Chancen für den Bewerber gut stehen. Deshalb sollten Sie den Verlauf des Gespräches, Ihr Verhalten und Auftreten zeitnah analysieren und noch einmal Revue passieren lassen. Eine reflektierte Nachbereitung ermöglicht Ihnen eventuell gemachte Fehler zu erkennen, diese bei späteren Bewerbungsgesprächen zu vermeiden und gute Aussagen noch auszubauen. Dies erhöht nicht nur die Chance einer Jobzusage, sondern wenn es nicht klappt, auch eine gute für weitere Vorstellungsgespräche.
Doch auch die Nachbereitung des telefonischen Bewerbungsgespräches so gewissenhaft vorzunehmen wie dessen Vorbereitung. Stellen Sie sich nachfolgende Fragen und notieren Sie diese inklusive Antwort auf ein Stück Papier.
Fragen, die Ihr Auftreten und eigenes Verhalten betreffen
- Wie habe ich mich während des Telefon-Bewerbungsgesprächs gefühlt?
- Wie hat der Personaler auf mich gewirkt?
- Welchen Eindruck habe ich auf ihn hinterlassen?
- War meine Selbstpräsentation gut oder hätten ich mich noch besser präsentieren können?
- Konnte ich mit meinen Argumenten überzeugen, wenn ja, mit welchen?
- Welche Themen sind meiner Meinung nach gut gelaufen?
- Was hätten ich besser machen können?
- War ich auf alle Situationen und Fragen vorbereitet, aussagefähig und überzeugend?
- Ergeben sich noch unbeantwortete Fragen für mich?
- Welche sind die Vorteile und Nachteile, die mir der Arbeitgeber hinsichtlich dieser Stelle bietet?
- Was ist mir über das Mitarbeiterteam, den Vorgesetzten und die Arbeitsorganisation bekannt?
- Entsprechen die diskutierten und eventuell vereinbarten Konditionen meinen Vorstellungen und bin ich damit einverstanden?
Fragen, die das Unternehmen betreffen
- War die Präsentation des Personal-Mitarbeiters beziehungsweise des Unternehmens in Ihrem Sinne?
- War die Atmosphäre bei dem Telefongespräch so, dass Sie sich wohlgefühlt haben?
- Stimmen die Rahmenbedingungen und die Tätigkeitsfelder dieses Jobs mit Ihren Vorstellungen wirklich überein?
- Können Sie sich vorstellen, in dem Unternehmen tätig zu werden?
Neigt sich das Telefonat dem Ende zu, dann sollten Sie es professionell beenden, indem Sie bei Ihrem Gesprächspartner nachfragen, wie er das Gespräch empfand und ob er noch Fragen an Sie hat. Wichtig ist auch, dass Sie ihm noch einmal erklären, wie motiviert Sie sind und dass Sie für das Unternehmen voll zur Verfügung stehen. Natürlich dürfen Sie nicht vergessen, sich bei dem Personaler dafür zu bedanken, dass er sich für Sie Zeit genommen hat.
Interesse zeigen
Sind ein oder zwei Tage seit dem telefonischen Bewerbungsgespräch vergangen, sollten Sie Ihrem potenziellen Arbeitgeber per E-Mail oder per Brief ein persönliches Dankeschön für das interessante Telefonat, in dem Sie die Möglichkeit erhielten, die Firma und die ausgeschriebene Position näher kennenzulernen, senden. Aber bitte achten Sie darauf, dass Sie nicht zu sehr „Lobhudeln“, denn dies lässt Sie unglaubwürdig erscheinen. Erwähnen können Sie jedoch, dass Sie von dem Gespräch sehr angetan waren und dass es Sie in dem Wunsch bekräftigt hat, in der Firma tätig zu werden. Dieses Dankeschön-Schreiben ist eine nette Geste, mit der Sie sich von der Konkurrenz positiv abheben, was eine weitere Chance für Sie sein kann.
Meist wird am Ende des Telefon-Bewerbungsgespräches darüber informiert, wann mit einer Rückmeldung zu rechnen ist. Daher sollten Sie erst nach Fristablauf die Firma zwecks Nachfrage kontaktieren. Ist keine Frist genannt worden und liegt das Bewerbungsgespräch länger als zwei Wochen zurück und Sie haben noch keine Information, dann können Sie bei der Firma nachfragen. Früher sollten Sie nicht nachhaken, denn dies könnte Sie als aufdringlich oder ungeduldig erscheinen lassen.
Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Telefon-Bewerbungsgespräch
Nachfolgend nun noch einmal Tipps und Tricks, damit Ihr Bewerbungsgespräch per Telefon nicht nur gelingt, sondern auch für Sie den gewünschten Erfolg bringt. Wie unter dem Punkt Vorbereitung schon ausführlich beschrieben hier nun die Tipps und Tricks inform einer Auflistung. Wenn Sie diese beachten, werden Sie Ihren potenziellen Arbeitgeber im Jobgespräch überzeugen und eine Chance erhalten.
Informieren Sie sich bereits vor dem Telefonat über das Unternehmen und den Namen des Personalers, bei dem Sie sich bewerben möchten. Hierbei sind die Website und der Telefonservice des Unternehmens meist sehr hilfreich. Auch über dessen Dienstleistungen und Produkte sollten Sie informiert sein.
Während des Gespräches, in dem Sie immer seriös auftreten, kommen Fragen über die Firma beim Gesprächspartner gut an. Die Stellenanzeige und die Bewerbungsunterlagen müssen griffbereit sein. Wichtig ist zudem, dass Sie Ihre Selbstpräsentation üben und ordentlich vortragen.
Zuverlässigkeit
Auch die Selbstreflexion, vor allem Verlässlichkeit spielt eine Rolle. Verlässlichkeit ist eines der wichtigsten Soft Skills. Das potenzielle Unternehmen muss sich darauf verlassen können, dass es sich auf Sie verlassen kann und Sie die Aufgaben gut und pünktlich erledigen können, ohne dass es zu Engpässen kommt.
Bereiten Sie sich auf typische Fragen des Gesprächspartners vor. Auch Fragen, die Sie an ihn haben, sollten Sie schriftlich fixieren. Hierbei ist ein Fragen-/Antwort-Katalog sehr hilfreich. Legen Sie Papier und Stift bereit, damit Sie über wichtige Dinge Notizen machen können. Zeigen Sie in dem Gespräch auch Ihr Interesse an der Position und dem potenziellen Arbeitgeber. Das Gesprächsumfeld sollte frei von Hintergrundgeräuschen sein.
Achten Sie während des Telefonates darauf, dass Sie klar und deutlich in angemessener Lautstärke sprechen. Eine allzu vertraute Sprache sowie Umgangssprache und Jargons sind zu vermeiden. Treten Sie seriös auf!
Souverän auftreten
Sie sollten während des Gespräches auch auf die Gestik und Mimik achten. Hin und wieder einmal lächeln lässt Sie bei Ihrem Gesprächspartner als eine freundliche Person erscheinen. Da durch gute Kleidung Ihr Verhalten positiv beeinflusst wird und Sie selbstsicherer und selbstbewusster werden, sollten Sie auch bei dem Bewerbungsgespräch per Telefon ansprechende Kleidung tragen.
Beenden Sie das telefonische Bewerbungsgespräch in einer angemessenen Form. Bringen Sie auch hier noch einmal Ihre Motivation und volle Disponibilität zum Ausdruck.
Ein besonders wirkungsvoller Aspekt zur Überwindung Ihrer Nervosität und Unsicherheit ist, wenn Sie vor dem Telefon-Bewerbungsgespräch den Ablauf des Bewerbungsgesprächs mit der Familie oder mit Freunden üben.
Fazit
Das Telefon-Bewerbungsgespräch ist mit einer schriftlichen Bewerbung gleichzusetzen und stellt somit eine Alternative zum Face-to-Face-Vorstellungsgespräch dar. Es ist allerdings meist die Vorstufe desselben. Da bei einem Bewerbungsgespräch per Telefon die Distanz und die Körpersprache sowie die optischen Merkmale wegfallen, liegt der Fokus auf dem Inhalt des Gespräches. Deshalb und auch aufgrund des meist begrenzten Zeitfensters des Gesprächspartners müssen Sie sich sehr gut auf das telefonische Bewerbungsgespräch vorbereiten.
Auch das Set-up muss stimmen. Nur so können Sie Ihrem Gesprächspartner die vielen Informationen aus der Bewerbungsmappe übermitteln und seine Fragen beantworten sowie Ihre Fragen stellen. Um einen guten Eindruck bei dem Personaler zu hinterlassen und ihn von sich zu überzeugen, müssen Sie aussagefähig sein und sein Interesse wecken. So wird er sich bei der späteren Durchsicht Ihrer Bewerbungsunterlagen an Sie erinnern, was Ihre Chance, den Job zu erhalten, erhöhen kann.
